À travers cette vidéo, nous allons découvrir comment partagé une pièce jointe recu dans un groupe 365
Gestion d’une pièce jointe
En effet, si nous recevons une pieces jointe dans un groupe, il peux etre interressant de le mettre a la disposition de tout les memebres du groupe dans la bibliotheque de document (le site SharePoint du groupe)
Nous avons déjà vu plusieurs façons de collaborer avbec Microsft 365 comme la création d’un groupe Outlook ou encore la création d’une biblotheque dans Share Point
L’environnement groupe 365
En premier lieu, dans un groupe Microsoft 365, les pièces jointes dans un email fonctionnent de manière similaire à celles dans n’importe quel service de messagerie électronique. Cependant, il y a quelques particularités liées à l’environnement de groupe et à l’intégration avec les fonctionnalités de Microsoft 365. Voici comment les pièces jointes dans un email d’un groupe Microsoft 365 fonctionnent généralement :
Ajout de pièces jointes :
Lorsque vous composez un email dans un groupe Microsoft 365, vous avez la possibilité d’ajouter des pièces jointes. Cela peut être fait en cliquant sur un bouton ou une icône d’ajout de pièces jointes dans l’interface de composition de l’email. Vous pouvez alors sélectionner les fichiers que vous souhaitez joindre à l’email.
Types de pièces jointes :
Vous pouvez joindre divers types de fichiers, tels que des documents, des images, des feuilles de calcul, des fichiers PDF, etc.
Taille des pièces jointes :
La taille maximale des pièces jointes peut varier en fonction des paramètres de votre organisation et de votre abonnement Microsoft 365. Généralement, la limite varie entre quelques mégaoctets à plusieurs gigaoctets.
Stockage :
Les pièces jointes ne sont pas directement stockées dans l’email lui-même. Au lieu de cela, elles sont stockées dans OneDrive for Business ou SharePoint (en fonction de la configuration) et sont liées à l’email. Ainsi cela permet de réduire la taille de l’email et de mieux gérer les fichiers.
Sécurité et partage :
Comme les pièces jointes sont stockées sur OneDrive for Business ou SharePoint, les mêmes règles de sécurité et de partage s’appliquent. Vous pouvez définir les autorisations d’accès aux fichiers. Ceci permet un meilleur contrôle sur qui peut voir ou modifier les pièces jointes.
Collaboration :
L’utilisation de OneDrive for Business ou SharePoint pour stocker les pièces jointes favorise la collaboration. Plusieurs membres du groupe peuvent accéder aux mêmes fichiers, les éditer et les commenter en même temps.
Historique :
Lorsque vous joignez des fichiers à un email, ces fichiers restent accessibles dans le stockage correspondant (OneDrive for Business ou SharePoint). Cela signifie que même après avoir envoyé l’email, les destinataires peuvent accéder aux fichiers, et les modifications ultérieures aux fichiers ne nécessitent pas de renvoyer l’email.
Accessibilité :
Les pièces jointes sont accessibles via le groupe Microsoft 365, ce qui permet aux membres du groupe d’accéder facilement aux fichiers liés aux discussions sans avoir à fouiller dans les anciens emails.
Il est important de noter que les fonctionnalités spécifiques peuvent varier en fonction de la configuration de votre organisation et de la version de Microsoft 365 que vous utilisez. Assurez-vous de consulter la documentation officielle de Microsoft ou de contacter l’administrateur de votre organisation pour obtenir des informations spécifiques à votre environnement.
