Vous passez votre temps à écrire encore et encore les mêmes courriels ? Une réponse à un fournisseur, un accusé de réception, un message type à votre équipe, un transfert à votre adjoint ?
Résultat : vous perdez un temps fou à recopier ou à faire du copier-coller. Et avec la fatigue, il arrive même qu’une erreur se glisse ou qu’un élément important soit oublié.
La solution est simple et intégrée à Outlook : les modèles de courriels (ou Quick Parts).
Dans cet article et la vidéo associée, je vous montre comment créer, enregistrer et réutiliser vos modèles en un clic.
🧠 Qu’est-ce qu’un modèle de courriel ?
Un modèle de courriel, c’est une réponse pré-écrite que vous enregistrez une fois pour toutes et que vous pouvez insérer dans n’importe quel message en quelques secondes.
C’est l’équivalent d’un « tampon » numérique : vous écrivez une fois, vous utilisez mille fois.
| Sans modèle | Avec modèle |
|---|---|
| Vous retapez ou copiez-collez à chaque fois | Un clic suffit |
| Risque de fautes de frappe ou d’oublis | Votre texte est parfait et complet |
| Perte de temps sur chaque courriel répétitif | Gain de quelques secondes par message |
| Vous vous fatiguez sur des tâches à faible valeur | Vous concentrez votre énergie sur l’essentiel |
🎯 Pourquoi c’est indispensable ?
Si vous envoyez ne serait-ce que 5 courriels répétitifs par jour, et que chaque modèle vous fait gagner 30 secondes, cela représente :
- 2,5 minutes gagnées par jour
- Plus de 50 minutes par mois
- Plus de 10 heures par an
Et ce n’est que le début. Sans compter la réduction du stress et des erreurs.
⚙️ Comment faire dans Outlook ?
Il existe deux méthodes pour créer des modèles dans Outlook. Voici les deux.
Méthode 1 : Quick Parts (la plus rapide)
Quick Parts est la fonction la plus pratique pour les modèles réutilisables.
- Créez un nouveau message dans Outlook
- Rédigez votre modèle (objet + corps du message)
- Sélectionnez l’intégralité du texte (Ctrl+A)
- Allez dans l’onglet Insertion → Quick Parts (ou Éléments rapides)
- Choisissez Enregistrer la sélection dans la galerie d’éléments rapides
- Donnez un nom à votre modèle (ex. : « Accusé réception »)
- Cliquez sur OK
Pour l’utiliser :
- Dans un nouveau message, allez dans Insertion → Quick Parts
- Choisissez votre modèle dans la galerie
- Il s’insère automatiquement
Méthode 2 : Modèles Outlook (.oft)
Cette méthode est utile si vous voulez partager vos modèles ou les conserver comme fichiers indépendants.
- Créez un nouveau message dans Outlook
- Rédigez votre modèle (objet + corps)
- Allez dans Fichier → Enregistrer sous
- Choisissez le type Modèle Outlook (*.oft)
- Donnez un nom et choisissez un dossier (ex. : « Mes modèles » sur votre bureau)
- Cliquez sur Enregistrer
Pour l’utiliser :
-
Double-cliquez sur le fichier .oft
-
Outlook ouvre un nouveau message avec votre modèle pré-rempli
🎬 À voir dans la vidéo
Dans cette vidéo, je vous montre en pratique :
- Comment créer votre premier modèle avec Quick Parts en moins d’une minute
👉 Regardez la vidéo ci-dessous pour passer à l’action !
💡 Les meilleurs modèles à créer en priorité
Voici les modèles que je vous conseille de créer dès aujourd’hui :
| Modèle | Objet type | Contenu type |
|---|---|---|
| Accusé de réception | RE : [objet] – Bien reçu | Merci pour votre message. J’ai bien pris connaissance de votre demande. Je reviens vers vous rapidement. |
| Absence / indisponibilité | Indisponible le [date] | Je ne pourrai pas participer à cette réunion. Voici mes points si besoin : … |
| Demande de document | Document manquant – [projet] | Pour traiter votre dossier, pouvez-vous m’adresser le document suivant : … |
| Transfert à adjoint | Prise en charge par [prénom] | Je transfère votre demande à [prénom] qui est mon contact privilégié sur ce sujet. Je reste en copie. |
| Relance douce | Suivi de notre échange du [date] | Je me permets de revenir vers vous concernant mon message du [date]. Avez-vous pu avancer sur ce sujet ? |
| Fin de réunion / compte rendu | CR – Réunion du [date] | Merci pour cet échange. Voici les points clés et les actions à suivre : … |
🚀 Et après ?
Une fois que vous maîtrisez les modèles, vous pouvez aller plus loin :
- Combiner les modèles avec des Quick Steps pour automatiser encore plus
- Créer des modèles pour votre équipe (en partageant les fichiers .oft)
- Utiliser les signatures automatiques pour les informations de contact
- Passer aux règles de boîte de réception pour filtrer automatiquement
✨ En résumé
Les modèles de courriels, c’est le geste simple qui transforme votre quotidien. Plus de copier-coller, plus de fautes, plus d’oublis. Une réponse professionnelle, complète et rapide.
Identifiez vos 3 ou 4 courriels les plus fréquents. Créez vos modèles. Et libérez votre temps.