Vous avez déjà ouvert un courriel, dit « il faut que je m’en occupe plus tard », et… vous l’avez complètement oublié ? C’est humain, mais c’est aussi évitable. La solution est simple : transformer un courriel en tâche.
Dans cet article et la vidéo associée, je vous montre comment faire basculer un message important dans Microsoft To Do, pour que rien ne passe à la trappe.
🧠 Pourquoi transformer un courriel en tâche ?
Votre boîte de réception n’est pas un lieu de stockage. C’est un lieu de passage.
Pourtant, on a tous ce réflexe : laisser un courriel dans la boîte de réception en guise de « pense-bête ». Résultat : votre boîte se transforme en liste de choses à faire… une liste qui grossit chaque jour.
| Problème | Solution |
|---|---|
| Un courriel = une action à faire plus tard | → Je le transforme en tâche |
| Je laisse le courriel dans la boîte pour ne pas l’oublier | → La tâche est visible dans To Do |
| Je perds le fil des actions en attente | → Toutes mes tâches sont centralisées |
| J’oublie de traiter certains messages importants | → La tâche a une date d’échéance et un rappel |
⚙️ Comment faire dans Outlook ?
C’est incroyablement simple. Voici les étapes :
Le drapeau (la plus rapide)
- Dans votre boîte de réception Outlook, repérez le courriel à transformer
- Cliquez sur le drapeau à droite du message
- Le courriel apparaît immédiatement dans Microsoft To Do (application Tâches)
- Ouvrez To Do pour : ajouter une date d’échéance, un rappel, ou le ranger dans une liste
🎬 À voir dans la vidéo
Dans cette vidéo, je vous montre en pratique :
- Comment utiliser le drapeau pour capturer une tâche en un clic
- Comment organiser vos tâches dans To Do (listes, échéances, rappels)
- Comment retrouver facilement le courriel d’origine depuis la tâche
- L’astuce pour utiliser « Ma journée » et choisir vos priorités du matin
👉 Regardez la vidéo ci-dessous pour passer à l’action !
💡 Les bonnes pratiques
Pour que ce système fonctionne vraiment, voici quelques règles simples :
- Drapeau immédiat : dès que vous ouvrez un courriel qui demande une action, flaguez-le tout de suite
- Ne laissez aucun courriel non traité : soit vous répondez (Do), soit vous planifiez (Defer), soit vous déléguez (Delegate), soit vous archivez/supprimez (Delete)
- Faites de To Do votre tour de contrôle : commencez votre journée en ouvrant To Do, pas Outlook
- Utilisez « Ma journée » : chaque matin, sélectionnez les 3 à 5 tâches les plus importantes
- Revenez sur vos tâches : une tâche sans date ni rappel a peu de chances d’être faite
📌 L’intégration avec Outlook et To Do
Ce qui rend cet outil puissant, c’est l’intégration totale entre Outlook et Microsoft To Do :
| Ce que vous faites dans Outlook | Ce qui se passe dans To Do |
|---|---|
| Vous drapeau un courriel | Une tâche apparaît automatiquement |
| Vous marquez le drapeau comme terminé | La tâche disparaît de « Ma journée » |
| Vous supprimez le courriel | La tâche reste (vous pouvez la compléter manuellement) |
💡 Astuce : Vous pouvez aussi flaguer un courriel directement depuis votre téléphone avec l’application Outlook mobile. La tâche sera synchronisée dans To Do sur tous vos appareils.
🚀 Et après ?
Une fois que vous maîtrisez la transformation courriel → tâche, vous pouvez aller plus loin :
- Créer des listes thématiques dans To Do (projets, perso, administratif)
- Ajouter des étapes (sous-tâches) pour les actions complexes
- Utiliser Planner pour déléguer des tâches à votre équipe
- Centraliser le tout dans l’application « Tâches par Planner et To Do » dans Teams
✨ En résumé
Transformer un courriel en tâche, c’est le geste qui libère votre esprit.
Votre boîte de réception redevient un lieu de passage, et votre liste de tâches devient votre véritable outil de pilotage.
Un clic sur un drapeau. Et vous ne risquez plus jamais d’oublier.