🧩 Contexte :
En tant que gestionnaire, vous transférez quotidiennement de nombreux messages à votre équipe ou à votre adjoint(e). Répéter manuellement les étapes de transfert, de saisie d’adresse et de classement consomme un temps précieux. Les Quick Steps (Actions rapides) vous permettent d’automatiser cette séquence complète en un seul clic.
Dans cet exercice, vous allez :
- Identifier une action de transfert que vous effectuez plusieurs fois par jour.
- Configurer une nouvelle « Action rapide » personnalisée.
- Combiner trois manipulations (transférer, marquer comme lu, archiver) en un seul bouton.
- Tester l’efficacité immédiate de ce raccourci sur un courriel réel.
📝 Ce qui doit être fait :
- Allez dans l’onglet « Accueil » et trouvez le groupe Étapes rapides (Quick Steps).
- Cliquez sur « Ajouter une nouvelle étape rapide » (ou Gérer les étapes rapides).
- Nommez votre mission : « Déléguer à [Nom de l’adjoint] ».
- Ajoutez les actions suivantes dans l’ordre:
- Transférer à : [Saisissez l’adresse de votre collaborateur].
- Marquer comme lu.
- Déplacer vers le dossier : Choisissez votre dossier « Triage/Action » ou « Archives ».
- Enregistrez et cliquez sur ce nouveau bouton la prochaine fois qu’un courriel doit être redirigé.
🔧Résultat :
Vous avez réduit une manipulation de 30 secondes à une action instantanée. Votre boîte de réception se vide plus rapidement et vous assurez une transmission fluide de l’information à votre équipe sans effort cognitif supplémentaire