🧩 Contexte :
Solutions Horizon doit collaborer avec un consultant externe pour la révision d’un contrat. Plutôt que d’envoyer le fichier par courriel (créant ainsi des doublons), vous allez lui donner accès directement à une copie dans SharePoint. Votre défi est de garder le contrôle total sur ce partage pour éviter que le document ne circule indéfiniment.
Dans cet exercice, vous allez :
- Générer un lien de partage sécurisé pour une personne spécifique.
- Configurer des restrictions de sécurité (date d’expiration et mot de passe).
- Apprendre à révoquer un accès pour protéger les données de l’entreprise.
📝 Partie 1 : Configuration d’un lien sécurisé
Le partage par défaut est souvent trop permissif. Nous allons restreindre l’accès au maximum.
- Dans votre bibliothèque Documents Clients, sélectionnez un fichier (ex: un contrat).
- Cliquez sur l’icône Partager (la flèche sortante).
- Cliquez sur l’icône d’engrenage (Paramètres du lien) :
-
- Sélectionnez Personnes spécifiques.
- Sous les paramètres supplémentaires, cochez Définir la date d’expiration (choisissez une date dans 7 jours).
- Définissez un Mot de passe (ex: Horizon2026).
- Cliquez sur Appliquer.
🔧Résultat :
Vous avez créé une « clé numérique » temporaire qui ne fonctionnera que pour le destinataire choisi et expirera automatiquement.
📝 Partie 2 : Simulation du partage
L’objectif est de s’assurer que le consultant reçoit les bonnes instructions de connexion.
- Dans le champ des destinataires, entrez une adresse courriel externe (vous pouvez utiliser votre adresse personnelle pour le test).
- Ajoutez un message d’accompagnement : « Bonjour, voici le contrat pour révision. Ce lien expirera dans 7 jours. »
- Cliquez sur Envoyer.
🔧Résultat :
Le système envoie une invitation sécurisée. SharePoint suit désormais qui accède à ce fichier.
📝 Partie 3 : Audit et révocation de l’accès
Le projet est terminé ? Il faut fermer la porte immédiatement.
- Sélectionnez à nouveau le même fichier.
- Cliquez sur les trois points (…) > Gérer l’accès.
- Dans le volet de droite, allez sous l’onglet Liens.
- Cliquez sur la croix (X) à côté du lien que vous venez de créer pour le supprimer définitivement.
🔧Résultat :
Même si le consultant possède encore le courriel d’invitation, le lien est désormais mort. Les données de Solutions Horizon sont à nouveau en sécurité à l’interne.
📌À la fin de l’exercice :
Vous maîtrisez le cycle de vie d’un partage externe. Vous savez comment ouvrir une porte de manière sécurisée et, surtout, comment la refermer dès que la collaboration prend fin.