🧩 Contexte :
La bibliothèque de Solutions Horizon commence à se remplir avec les fichiers que vous avez importés. Cependant, voir une longue liste de documents peut devenir étourdissant. La direction souhaite pouvoir isoler instantanément les documents « En cours » ou voir uniquement les « Devis ». Vous allez configurer des affichages personnalisés pour répondre à ce besoin.
Dans cet exercice, vous allez :
- Utiliser les filtres dynamiques pour isoler des données.
- Créer et enregistrer une « Vue » personnalisée permanente.
- Configurer un groupement par métadonnées pour organiser l’affichage.
📝 Partie 1 : Utilisation des filtres rapides
Les filtres permettent d’effectuer une recherche ponctuelle sans modifier l’affichage pour les autres collègues.
- Dans votre bibliothèque Documents Clients, cliquez sur l’icône Entonnoir (Filtres) en haut à droite.
- Dans le volet qui s’ouvre, cochez la case En cours sous la métadonnée « Statut ».
- Observez comment la liste se réduit instantanément pour ne montrer que les dossiers actifs.
- Cliquez sur Effacer les filtres pour revenir à la liste complète.
🔧Résultat :
Vous avez réussi à isoler une information précise en deux clics sans déplacer aucun fichier.
📝 Partie 2 : Mise en place des métadonnées (Colonnes)
Une « Vue » est un filtre enregistré que tous les membres de l’équipe peuvent réutiliser.
- Appliquez à nouveau un filtre pour ne voir que les documents dont le statut est Nouveau ou En cours.
- En haut à droite, cliquez sur le menu des vues (par défaut : Tous les documents) et sélectionnez Enregistrer la vue sous.
- Nommez-la : Suivi Prioritaire.
- Laissez la case « Définir comme vue publique » cochée et enregistrez.
🔧Résultat :
Un nouvel onglet est disponible dans le menu des vues. En un clic, n’importe quel employé de Solutions Horizon peut voir les priorités.
📝 Partie 3 : Organisation par groupement
Le groupement permet de structurer visuellement la liste comme s’il y avait des dossiers, mais de manière dynamique.
- Cliquez sur le nom de la colonne Type de document.
- Sélectionnez l’option Regrouper par Type de document.
- Cliquez sur les petites flèches à gauche des types (Devis, Contrat, etc.) pour réduire ou développer les sections.
- Enregistrez cette modification dans une nouvelle vue nommée : Inventaire par Type.
🔧Résultat :
La liste est maintenant segmentée visuellement par catégories, offrant une clarté similaire à des dossiers, mais avec la flexibilité des métadonnées.
📝 Partie 4 : Modification rapide (Mode Grille)
Si vous devez classer plusieurs fichiers fournis par le formateur d’un seul coup, le mode grille est votre meilleur allié.
- Dans la barre de menu supérieure, cliquez sur Modifier en mode grille.
- Modifiez les métadonnées de plusieurs fichiers comme vous le feriez dans un tableau Excel.
- Une fois terminé, cliquez sur Quitter le mode grille.
🔧Résultat :
Vous avez mis à jour l’indexation de masse de vos fichiers de manière ultra-rapide.
📌À la fin de l’exercice :
Vous maîtrisez l’art de faire parler les données. Les employés de Solutions Horizon ne « cherchent » plus leurs fichiers ; ils les affichent selon leurs besoins opérationnels.