🧩 Contexte :
Le stockage de Solutions Horizon est actuellement un labyrinthe de sous-dossiers (ex: Clients > 2024 > Factures > En attente). Cette structure rigide ralentit tout le monde. Votre mission est de créer une bibliothèque intelligente où les fichiers sont classés par des « étiquettes » (métadonnées) plutôt que par leur emplacement physique.
Dans cet exercice, vous allez :
- Créer un espace de stockage centralisé dans SharePoint.
- Configurer des colonnes de métadonnées (Statut et Type).
- Apprendre à classer un document sans utiliser de dossiers.
📝 Partie 1 : Création de la bibliothèque racine
Même si nous utilisons Teams, le « moteur » du stockage est SharePoint. Nous allons y créer notre bibliothèque dédiée.
- Dans Teams, allez dans le canal Projets.
- Cliquez sur l’onglet Fichiers, puis sur les trois points (…) > Ouvrir dans SharePoint.
- Une fois dans SharePoint, cliquez sur + Nouveau dans la barre de menu de gauche (ou sur le bouton Accueil) et choisissez Bibliothèque de documents.
- Nommez-la : Documents Clients.
🔧Résultat :
Une nouvelle bibliothèque vide est prête. Elle est totalement indépendante des dossiers de canaux standards.
📝 Partie 2 : Mise en place des métadonnées (Colonnes)
C’est ici que la magie opère. Nous allons créer des colonnes pour qualifier nos documents.
- Dans votre nouvelle bibliothèque, cliquez sur + Ajouter une colonne.
- Choisissez Choix, nommez-la Statut, et entrez les options : Nouveau, En cours, Facturé, Clôturé. Cliquez sur Enregistrer.
- Ajoutez une autre colonne de type Choix, nommez-la Type de document, et entrez : Devis, Contrat, Livrable, Correspondance
- Ajoutez une dernière colonne de type Personne nommée Responsable.
🔧Résultat :
Votre bibliothèque ressemble maintenant à un tableau organisé avec des colonnes prêtes à recevoir des informations.
📝 Partie 3 : Importation et classification
Voyons comment le système réagit lorsqu’on ajoute un fichier sans dossier.
- Importer les documents dans la bibliothèque.
- Les fichiers apparaissent, mais les colonnes sont vides. Cliquez sur le nom d’un fichier, puis sur l’icône (i) (Détails) en haut à droite.
- Dans le volet qui s’ouvre, remplissez les champs :
- Les Contrats seront assignés à Julien Gagnon
Les Correspondances seront assignés à Émilie Caron - Les devis seront assignés à Sophie Trembley
- Les livrables sont assignés à Marc Lafleur
- D’une façon aléatoire changée les statuts des documents
🔧Résultat :
Le document est maintenant « étiqueté ». Vous pouvez voir les informations directement dans les colonnes sans avoir à ouvrir le fichier.
📌À la fin de l’exercice :
Vous avez brisé la dépendance aux dossiers. Les documents de Solutions Horizon sont maintenant qualifiés, ce qui permettra de les filtrer et de les retrouver en un clic, peu importe leur volume.