À travers cet article nous allons voir comment nous pouvons extraire (et par la suite archiver) un document à partir d’une bibliothèque sur un site SharePoint online
Mais à quoi cela sert d‘extraire un document ?
Si vous souhaitez apporter des modifications à un fichier dans une bibliothèque de documents SharePoint. Mais aussi, empêcher d’autres utilisateurs d’apporter des modifications en même temps, extrayez le fichier de la bibliothèque de documents.
Lorsque vous extrayez un fichier d’une bibliothèque de documents SharePoint, vous seul pouvez le modifier. Vous pouvez modifier le fichier en ligne dans Microsoft 365 ou hors connexion. Vous pouvez enregistrer vos modifications aussi souvent que vous le souhaitez avant de vérifier à nouveau le fichier. Une fois que vous avez terminé d’apporter des modifications au fichier, archivez-le à partir de la bibliothèque pour charger vos modifications. Vous pouvez ignorer vos modifications et annuler l’extraction si vous changez d’avis.
Comment faire ?
Pour extraire des fichiers à partir d’un site SharePoint Online, vous pouvez suivre ces étapes :
- Accédez au site SharePoint Online : Connectez-vous à votre compte Microsoft 365 et accédez au site SharePoint où se trouve le fichier que vous souhaitez extraire.
- Naviguez vers la bibliothèque de documents : Dans le site SharePoint, recherchez la bibliothèque de documents contenant le fichier que vous souhaitez extraire. Cela peut être une bibliothèque de documents par défaut telle que “Documents partagés” ou une bibliothèque personnalisée.
- Sélectionnez le fichier : Une fois dans la bibliothèque de documents, parcourez les fichiers jusqu’à trouver celui que vous souhaitez extraire. Cliquez dessus pour le sélectionner.
- Ouvrez le menu contextuel : Dans le ruban supérieur, vous verrez apparaître un menu contextuel avec des options de gestion du fichier. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier sélectionné pour faire apparaître le menu contextuel.
- Choisissez l’option d’extraction : Dans le menu contextuel, recherchez l’option “Télécharger” ou “Extraire”. Cliquez dessus pour lancer le processus d’extraction du fichier.
- Enregistrez le fichier : Après avoir cliqué sur l’option d’extraction, votre navigateur affichera une fenêtre pour enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Choisissez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier et cliquez sur “Enregistrer”.
- Attendez la fin du téléchargement : Le fichier sera alors téléchargé depuis SharePoint Online vers votre ordinateur. Attendez que le téléchargement soit terminé.
Une fois le processus d’extraction terminé, vous pourrez accéder au fichier sur votre ordinateur à l’emplacement spécifié lors de l’enregistrement.
